Pri zavádzaní ISO 9001 chceme žiadaný výsledok dosiahnuť čo najrýchlejšie, veď ako sa hovorí, čas sú peniaze. Je to významná zmena vo vašom každodennom podnikaní a budete musieť prekonať veľa výziev. No nie vždy je to tak jednoduché, preto sa v nasledujúcom článku pokúsim zhrnúť ako sa vyvarovať najväčším prekážkam, ako ich prekonať.
Musíte nájsť odpovede na nasledujúce otázky:
Kde začať s implementáciou ISO 9001?
Ako získať podporu manažmentu?
Ako presvedčiť kolegov aby spolupracovali pri implementácii ISO 9001?
Ako je možné urýchliť proces implementácie ISO 9001?
Čas potrebný na implementáciu normy ISO 9001 závisí od počtu procesov a ich zložitosti. Je potrebné ich správne rozdelenie na riadiace, hlavné, podporné a externé procesy, tiež je dôležité správne naplánovať potrebné ľudské a ostatné zdroje.
Ako je teda možné prekonať tieto prekážky?
1. Správne si nastavte zodpovednosti pri zavádzaní normy ISO 9001 (projektového manažéra – zástupca manažmentu), členov tímu, zvážte potrebu externého konzultanta, správne si nastavte termíny a zodpovednosti, atď. Ak budú zamestnanci vedieť čo sa od nich očakáva, určite Vám to uľahčí prácu na tomto projekte.
2. Zorganizujte interné stretnutie, kde vysvetlíte dôvody zavádzania normy ISO 9001 a vysvetlite všetky očakávané úlohy, vrátane časového plánu.
3. Nerobte všetko sami. Analyzujte aktuálne procesy s vlastníkmi procesov za ktoré sú zodpovední. Vlastníci procesov si najlepšie tieto dokumenty poznajú a sú zodpovední za ich obhajobu počas auditu. Pri vytváraní nových dokumentov používajte interné registrované predlohy a šablóny. Práve v tejto fáze je možné si prácu uľahčiť a ušetriť čas v spolupráci s externým konzultantom.
4. Vypracujte kompletný zoznam aktuálnych procesov a procedúr, odstráňte zastarané, nepoužívané dokumenty. Všetkým musí byť jasné kde sú uložené aktuálne používané verzie a ako požiadať ich revíziu v prípade potreby.
5. Znížte duplicitu dokumentov. Ak je to možné, kombinujte politiky a postupy, kde sa duplikujú informácie.
6. Skontrolujte, či sú zdokumentované požiadavky zákazníkov, zákonné a environmentálne požiadavky.
7. Aktualizované a nové dokumenty musia byť personálu ktorý ich bude používať vysvetlené a podložené záznamom o školení.
Autor: Ing. Jozef Porubský, PhD.