Dosiahnuť certifikáciu firmy podľa normy ISO 9001 alebo IATF 16949 môže byť náročným procesom najmä pre manažéra kvality. Najdôležitejším krokom je správne definovať procesy a súvislosti medzi nimi, z nich vyplývajúce procedúry a formuláre, všetko s ohľadom na špecifické požiadavky zákazníka.
Ako si môžete túto náročnú prácu zjednodušiť?
Pripravil som pre Vás podrobný postup pri tvorbe procesov. Nájdete tu krok za krokom ako postupovať pri mapovaní procesu, čo je základným kameňom pri budovaní systému manažérstva kvality. Uľahčite si prácu, a ak potrebujete poradiť pri implementácii systémov manažérstva kvality podľa normy ISO 9001 alebo IATF 16949, neváhajte ma kontaktovať. Všetky konzultácie a školenie sú za peniaze, za ktoré si Vás vaše vedenie s radosťou vypočuje.
Aký je správny postup pri tvorbe procesu?
Krok 1: Identifikujte a pomenujte proces
Zistite, ktorý proces budete dokumentovať ako prvý. Určte jeho účel (prečo a ako bude proces pre organizáciu prínosom) a poskytnite stručný popis procesu.
Krok 2: Definujte rozsah procesu
Uveďte stručný popis toho, čo je súčasťou procesu a čo je mimo rozsah procesu, alebo čo v ňom nie je zahrnuté.
Krok 3: Vysvetlite hranice procesu
Kde proces začína a končí? Čo spôsobuje jeho štart? A ako viete, kedy je to hotové? Upresnite tieto hranice.
Krok 4: Identifikujte výstupy z procesu
Stanovte, čo bude procesom produkovať alebo aký výsledok proces dosiahne, keď bude dokončený.
Krok 5: Identifikujte vstupy do procesu
Vytvorte si zoznam zdrojov, ktoré sú potrebné na vykonanie každého z krokov procesu.
Krok 6: Brainstormujte kroky procesu
Zhromažďujte všetky informácie o krokoch procesu od začiatku do konca. Buď začnite tým, čo spustí proces, alebo začnite na konci procesu a sledujte kroky späť do východiskového bodu.
Do brainstormingového stretnutia by mali byť zapojení tí, ktorí sú priamo zodpovední za úlohy procesu, alebo niekto, kto má o tom rozsiahle znalosti, pretože môžu poskytnúť presné údaje.
Krok 7: Postupne usporiadajte kroky
Zostavte zoznam krokov, ktoré ste prišli, a zostavte ich v postupnom poradí, aby ste vytvorili procesný tok. Minimalizujte počet krokov na minimum a ak krok obsahuje viac ako jednu úlohu, uveďte ich v hlavnom kroku.
Krok 8: Popíšte, kto je zapojený do procesu
Rozhodnite o každom jednotlivcovi, ktorý bude zodpovedný za úlohy procesu. Definujte ich úlohy. Nezabudnite spomenúť skôr ich pracovné miesto než meno. Buďte ohľaduplní aj k tým, ktorí by sa na dokument odvolávali. Napíšte ho tak, aby ho každý zamestnanec s primeranými znalosťami prečítal a porozumel mu.
Krok 9: Vizualizujte proces
To slúži na zlepšenie prehľadnosti a čitateľnosti vašej dokumentácie. Pomocou vývojového diagramu procesu prehľadne vizualizujte kroky procesu, ktoré ste identifikovali skôr.
Krok 10: Poznačte si výnimky z normálneho toku procesu
Obchodný proces nemusí z rôznych dôvodov vždy sledovať rovnaký tok. Uveďte tieto výnimky a kroky, ktoré sa podniknú na ich riešenie.
Krok 11: Pridajte kontrolné body a merania
Identifikujte, kde by sa v procese mohli vyskytnúť riziká, a pridajte kontrolné body, ktoré pomôžu vlastníkovi procesu pri monitorovaní procesu. Vykonajte merania na určenie efektívnosti procesu a na pomoc pri jeho zlepšovaní.
Krok 12: Skontrolujte a otestujte proces
Zhromaždite všetkých zúčastnených a prečítajte si diagram postupu, ktorý ste zmapovali. Chýbajú nejaké kroky? Je všetko v poriadku? Po dokončení proces otestujte a zistite, či vám niečo nechýbalo.
Autor: Ing. Jozef Porubský, PhD.